แชร์เทคนิคตั้งค่าข้อความอัตโนมัติ หมดปัญหาตอบแชทลูกค้าไม่ทัน

เชื่อว่าหลายคนที่ขายของออนไลน์บนเฟซบุ๊กคงประสบกับปัญหาตอบลูกค้าไม่เร็วทันใจ เพราะในบางครั้งลูกค้าก็ทักมาสอบถามข้อมูลต่างๆ นอกเวลาทำงาน หรือในช่วงเวลาที่เราพักผ่อนอยู่ ยิ่งช่วงโปรโมชันต่างๆ ยิ่งหัวหมุนกันใหญ่ เพราะมีลูกค้าทักเข้ามาพร้อมๆ กันเป็นจำนวนมาก

แน่นอนว่า การปล่อยให้ลูกค้ารอนานๆ นั้นอาจทำให้ลูกค้าเปลี่ยนใจไม่ซื้อสินค้ากับร้านเรา แล้วไปเลือกซื้อกับร้านที่ตอบแชทได้เร็วทันกับความต้องการ ณ ตอนนั้นมากกว่าก็ได้ แต่การจะเฝ้าหน้าจอรอตอบคำถามลูกค้าอย่างเดียวก็ไม่สามารถทำได้เช่นกัน เพราะเราก็ต้องจัดการงานส่วนอื่นๆ

ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติ (Automated Responses) ซึ่งเราสามารถตั้งค่าได้หลากหลายและละเอียดมากขึ้นกว่าเดิม ด้วยฟังก์ชันที่หลากหลายมากขึ้น

วันนี้ DIGITORY มาแนะนำฟังก์ชันที่น่าสนใจพร้อมแชร์เทคนิคสำหรับการตั้งค่าอัตโนมัติให้ทุกคนได้ลองทำตามกันได้แบบง่าย สำหรับพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์คนไหนที่ยังไม่ได้ตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติ หรือยังทำไม่เป็นก็ตามไปดูได้เลยค่ะ

อันดับแรก เปิดหน้าเพจของเราที่เชื่อมกับ Business Manager แล้วคลิกที่เมนู Inbox หรือ กล่องข้อความ ที่แถบด้านบน เพื่อเข้าสู่หน้าการตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

เมื่อเข้ามาแล้วให้คลิกที่เมนู Automated Responses จะปรากฏหน้าดังภาพด้านล่าง ซึ่งจะมีหมวดหมู่ในการตั้งข้อความตอบกลับอัตโนมัติมากมาย ซึ่งหมวดหมู่ที่น่าสนใจและเราแนะนำให้ทุกคนใช้มีอะไรบ้าง ตามไปดูกันต่อเลยค่ะ

Away Message (ข้อความระบุว่าไม่อยู่)

ในหมวดนี้เป็นการตั้งค่าข้อความตอบกลับตามเวลาทำการที่เรากำหนด ซึ่งเราสามารถเข้าไปกำหนดวันและเวลาทำการของเพจได้ โดยหากมีลูกค้าทักมานอกเวลาทำการของเพจ ข้อความที่ตั้งไว้ก็จะตอบกลับอัตโนมัติทันที โดยเราสามารถตั้งค่าชื่อลูกค้าในข้อความได้ พร้อมออกแบบข้อความได้ตามต้องการ

Instant Reply (ข้อความอัตโนมัติ)

.ในหมวด Instant Reply จะเป็นการตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติในลักษณะตอบกลับทันทีที่มีลูกค้าพิมพ์ข้อความเข้ามาในแชทข้อความของเพจ ซึ่งเราก็สามารถออกแบบข้อความได้เช่นกันว่าต้องการตอบกลับด้วยข้อความลักษณะไหน และสามารถกำหนดให้มีชื่อของลูกค้าปรากฎในข้อความได้ด้วย

Frequently Asked Questions (คำถามที่พบบ่อย)

สำหรับหมวด Frequently Asked Questions นั้น เราสามารถจัดหมวดหมู่คำถามที่ลูกค้าสอบถามเข้ามาในลักษณะที่เหมือนหรือใกล้เคียงได้ โดยทำเป็นตัวเลือกให้ลูกค้าคลิก แล้วคำตอบที่เราตั้งค่าไว้ก็จะเด้งกลับไปอัตโนมัติเมื่อมีลูกค้าคลิกที่คำถามนั้นๆ ซึ่งเราสามารถใส่รูปภาพและลิงก์ ต่างๆ ไว้ในข้อความคำตอบนั้นได้ด้วย

Page Recommended (แนะนำเพจแล้ว)

สำหรับ Page Recommended เหมาะ่สำหรับการรักษาฐานลูกค้า โดยเราสามารถกำหนดให้ข้อความตอบกลับอัตโนมัติไปถึงลูกค้าที่เข้ามารีวิวเพจเรา โดยอาจตั้งเป็นข้อความส่วนลดสำหรับการซื้อสินค้าหรือบริการครั้งต่อไปได้ เพื่อกระตุ้นให้ลูกค้าเกิดความรู้สึกพิเศษ และกระตุ้นให้เกิดความต้องการซื้อสินค้าได้อีกด้วย

ซึ่งเทคนิคง่ายๆ ในการใช้ฟังก์ชันข้อความตอบกลับอัตโนมัติ คือ การเลือกประเภทข้อความตอบกลับให้ตรงกับวัตถุประสงค์ของเราและสอดคล้องกับความต้องการของลูกค้ามากที่สุด เช่น หากพบว่าคำถามที่ลูกค้าถามเข้ามาบ่อยๆ คล้ายๆ กัน ก็จัดหมวดหมู่คำถามแล้วรวมคำตอบไว้ด้วยกันในหมวด Frequently Asked Questions โดยให้ลูกค้าคลิกที่คำถามแล้วคำตอบที่เราตั้งค่าไว้ก็จะตอบกลับไปทันที หรือหากเพจเรามีแอดมินนั่งทำงานเวลา 8.00-17.00 น. ก็เลือกหมวด Away Message เพื่อให้ลูกค้ารู้ว่าขณะนี้อยู่นอกเวลาทำการ และแอดมินจะกลับมาตอบคำถามในเวลาทำการอีกครั้ง

อีกเทคนิคในการตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติคือ การเรียบเรียงประโยคให้สวยงามและเหมาะสม ไม่ดูเป็น Chat bot โดยเลือกใช้คำที่สุภาพและเหมือนคำพูดขณะสนทนา เพื่อให้การอ่านข้อความไม่รู้สึกเหมือนการคุยกับหุ่นยนต์

อย่างไรก็ตาม เมื่อเราตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติแล้ว เมื่อถึงเวลาทำการก็อย่าลืมรีบตอบกลับลูกค้าให้เร็วที่สุด เพื่อสร้างความรู้สึกที่ดีในการซื้อสินค้าและบริการกับร้านของเรา ลองเข้าแฟนเพจแล้วทำตามที่ DIGITORY แนะนำกันได้เลย รับรองว่าหลังจากนี้การตอบแชทลูกค้าจะไม่ใช่เรื่องน่าปวดหัวอีกต่อไป

และสำหรับใครที่กำลังเริ่มขายของออนไลน์ สนใจเรียน Facebook Advertising การยิงโฆษณาในเฟซบุ๊ก ก็มาเรียนกับ DIGITORY ได้เลยค่ะ